Een Regularity Rally organiseren: van idee tot reglement

Eerst de datum: kijk in de kalender welke rally's in jullie regio hetzelfde weekend plaatsvinden en vermijd botsingen met de grote evenementen waar jullie deelnemers heen gaan. Dan de bevoegdheden, en die verschillen per land. Een regularity met tijdklassement valt in veel landen onder het reglement van de nationale sportautoriteit (ASN): KNAF in Nederland, DMSB met de ADAC-clubs in Duitsland, AMF en ÖMVV in Oostenrijk, ACI Sport of ASI in Italië, Auto Sport Schweiz in Zwitserland. De Winterrallye Steiermark rijdt bijvoorbeeld onder AMF-reglement. Een puur toeristische rit zonder tijdklassement heeft dat vaak niet nodig, maar wel de instemming van de gemeenten als pleinen of wegvakken worden gebruikt.

Drie dingen moeten in elk geval vroeg geregeld zijn: de aansprakelijkheidsverzekering van de organisator, het gebruik van het start- en finishterrein (dorpshuis, evenemententerrein, clubterrein) en of de bond het evenement in zijn kalender of een kampioenschap opneemt. De Heidelberger Herbstrallye telt mee voor de Odenwald-Oldtimer-Pokal, de ADAC Hagen-Klassik voor vier bekers. Dat brengt deelnemers die anders niet zouden komen.

Een eendaagse rally telt 100 tot 250 km: de Pfingst-Rallye-Rurich zo'n 110 km, de Hagen-Klassik tot 190 km, de Charity Classic 180 km, de Schwäbische Alb Classic twee etappes van zo'n 110 en 100 km met lunch op de start- en finishlocatie. De gemiddelde snelheid op binnenwegen ligt op 30 tot 40 km/u (Hagen-Klassik 36 km/u sportief, 30 km/u toeristisch; Charity Classic 40 km/u), in de winter hoogstens 50 km/u. Plan pauzes op plekken met parkeerruimte, toiletten en catering voor het hele veld.

Rijd de route minstens drie keer: één keer om te plannen, één keer om het routeboek met tripmaster te schrijven, één keer een week voor de rally om wegwerkzaamheden en afsluitingen te controleren. Leg de regularity's op trajecten zonder bebouwde kom en kruisingen, beslis of de meetpunten bekend of geheim zijn (de Alb Classic rijdt zo'n 20 bekende normtijd-meetpunten) en richt voor de start een referentietraject in om tripmasters te kalibreren. Welke symbolen in het routeboek gebruikelijk zijn, staat in het artikel Routeboeksymbolen.

Het reglement is contract en reclame tegelijk. Het noemt organisator en verantwoordelijken (wedstrijdleiding, sportofficials), datum en tijdschema, start en finish, afstand en gemiddelden, de toegelaten auto's met bouwjaargrens en klassen, het klassement met strafpunten, het inschrijfgeld met inbegrepen diensten en tarieven, sluiting van de inschrijving en deelnemerslimiet, vrijwaring, verzekering, privacy en fototoestemming, en de prijzen.

Voorbeelden uit de praktijk: de Schwäbische Alb Classic vraagt 180 euro per team tot 6 juni en 200 euro tot 27 juni, inclusief ontbijt, lunch, koffie en gebak, een ontvangst met sekt, routeboek en rallyschild, plus ereprijzen voor 30 procent van de deelnemers; het veld is beperkt tot 60 teams. De Heidelberger Herbstrallye vraagt 165 euro voor auto met rijder en navigator, 70 euro per extra inzittende, 20 euro natoeslag en beperkt tot 120 auto's. De Hagen-Klassik biedt een sportieve en een toeristische groep voor 100 equipes, de Kids Benefits Rally drie klassen tot en met een startklasse voor beginners voor 80 equipes. Twee groepen of klassen naar niveau zijn de zekerste manier om beginners en ervaren teams tegelijk te trekken.

Na de publicatie komen de inschrijvingen, het liefst via een formulier met alle verplichte velden: rijder, navigator, auto met bouwjaar, klasse, contact, toestemmingen. Bevestig elke inschrijving, stuur de startlijst met startnummers een week vooraf en leg vast of de startvolgorde op bouwjaar, klasse of volgorde van inschrijving gaat.

Op de rallydag volgt alles een vast patroon, dat de Alb Classic zo publiceert: administratieve en technische keuring 7:00–8:30 uur, rijdersbriefing 8:45 uur, start eerste auto 9:00 uur, finish eerste etappe 12:00 uur, tweede etappe 13:30–16:00 uur, prijsuitreiking 19:00 uur. Start met een minuut tussenruimte, geef elk team een tijdcontrolekaart, rallyschild en routeboek, en organiseer de uitslagverwerking zo dat de uitslag klaar is voor de prijsuitreiking. Hoe de dag er vanuit de deelnemers uitziet, staat in het artikel Verloop van het evenement.

Publiceer de uitslagen nog dezelfde avond of de volgende dag, met alle klassen en de tijden van de afzonderlijke proeven, want daar leren de teams van. Daarbij foto's, een dankwoord aan vrijwilligers en sponsoren en de datum voor volgend jaar. Rally's die hun datum vroeg bekendmaken, hebben volle startlijsten.

En zet de rally daar waar deelnemers zoeken. Op RallyGuide is de vermelding voor organisatoren gratis: datum, plaats, reglement, inschrijfgeld en inschrijflink verschijnen in zes talen in de kalender, op de landenpagina en, als de rally meetelt voor een kampioenschap, op die pagina. Hoe dat gaat, staat op de pagina Organisator worden op RallyGuide.